HAUFE Digitale Personalakte - DocumentUploader

Sicherheits- und Nutzungshinweise

Credentials

• Credentials und Zugriffstoken liegen nur serverseitig in der aktuellen PHP-Session, nicht in Datenbank oder Konfigurationsdatei. Die technische Aufbewahrungsdauer richtet sich auch nach PHP und Hosting; daher nach der Nutzung ausdrücklich löschen.
• API-Aufrufe erfolgen serverseitig und nur an fest vorgegebene People-Doc-/UKG-Umgebungen. Frei eingegebene oder manipulierte Ziele werden abgewiesen.
• Das notwendige Session-Cookie enthält nur eine zufällige ID, gilt bis zum Ende der Browsersitzung und nutzt Secure, HttpOnly und SameSite Strict. Es gibt keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies; schreibende Aktionen sind zusätzlich durch ein sitzungsgebundenes CSRF-Token geschützt.
• „Credentials löschen“ entfernt Credentials, Token, zugehörige Upload-Logs, temporäre Upload-Dokumente und lokale Lerndaten, erneuert die Session-ID und fordert das Löschen des Website-Caches an. Browser-Verlauf sowie vom Browser gespeicherte Formulare oder Zugangsdaten können verbleiben.
• Rasken GbR verarbeitet Daten als Betreiber nur zur Bereitstellung, Absicherung, Wartung, Fehlerbehebung und nach Weisung. Zugriffe und datenschutzrechtliche Rollen richten sich nach den geltenden Vereinbarungen, insbesondere einer gegebenenfalls erforderlichen Auftragsverarbeitung.

Dokumentverarbeitung und Upload

• Vorschau, Konvertierung und Inhaltsanalyse erfolgen lokal im Browser. Die normale PDF-Klassifikation liest höchstens 30 Seiten beziehungsweise 250.000 Zeichen; Verteilprojekte lesen den Text aller festgelegten Seiten. Außerhalb von Start- und Endseite liegende Seiten werden weder analysiert noch übergeben. DOCX, XLSX, EML, MSG und TXT können ebenfalls lokal ausgewertet werden. Es gibt keine OCR; Bildinhalte, Scans ohne Textschicht und ältere DOC-Dateien werden nicht inhaltlich erkannt.
• „Verteilprojekte“ ist eine lokale Funktion dieses DocumentUploaders, nicht die gleichnamige UKG-Funktion. Über den Server werden Feldkatalog, Dokumenttypen und Mitarbeiterdaten aus der gewählten API geladen; Suchbegriffe gehen an diese API. An den Browser gelangen für die Zuordnung nur ausgewählte Feldwerte sowie Mitarbeiter-ID, Name und Personalnummer.
• Bei mehreren Trennmerkmalen müssen alle zum selben Mitarbeiter passen. Seiten ohne vollständiges Merkmal gehören ab der ersten Erkennung zum zuletzt begonnenen Dokument; erst ein anderes vollständiges Merkmal startet das nächste. Ein wiederholtes gleiches Merkmal trennt nicht. Seiten vor der ersten vollständigen Erkennung können als unzugeordnetes Dokument erscheinen. Jede Zuordnung ist vor dem Upload zu prüfen.
• Markierungen, Zuordnungen, Klassifizierung und ausgelesene Inhalte bleiben nur im geöffneten Seitenkontext; ein neues Gesamt-PDF setzt das Verteilprojekt zurück, Neuladen oder Schließen verwirft es. Die Übergabe erzeugt lokale Einzel-PDFs und Uploadzeilen, ist aber noch kein Upload. Unvollständige Dokumente können nach Warnung übergeben und dort korrigiert werden. Neu erzeugte PDFs können vorhandene digitale Signaturen ungültig machen, auch wenn alle Seiten übernommen werden.
• Erst der ausdrücklich gestartete Upload sendet Dateien an diesen Server und anschließend über /client/document an PeopleDoc/UKG. Die Dublettenprüfung bildet aus Mitarbeiter-ID, Dokumenttyp-ID und SHA-256-Dateihash eine dauerhaft übermittelte eindeutige external_reference. Der Upload ist zweistufig; scheitert die anschließende Mitarbeiterzuordnung, kann bereits eine nicht zugeordnete Datei bei PeopleDoc/UKG liegen.
• Die Anwendung erzwingt keine feste Dateigrenze. Für den modernen UKG-HRSD-Upload sind 10 MiB dokumentiert; für den verwendeten klassischen API-v2-Endpunkt keine verbindliche Maximalgröße. Dateien ab 8 MiB besonders prüfen. Maßgeblich ist außerdem die niedrigste PHP-Grenze: upload_max_filesize 128M, post_max_size 1024M. Ausgangs-PDFs sollten 100 MiB nicht überschreiten; Größe, Reihenfolge und Vollständigkeit jedes erzeugten Dokuments sind erneut zu kontrollieren.
• TXT, EML und MSG werden lokal in PDF umgewandelt; E-Mail-Anhänge werden nicht übernommen. ZIP-Dateien werden im regulären Bedienablauf lokal entpackt. Vorschau-HTML wird bereinigt, doch die Anwendung führt keine Schadsoftwareprüfung durch und fordert beim klassischen Upload keine Virenprüfung an. Unbekannte Dateien und Links nicht ungeprüft öffnen.
• Bibliotheken werden von cdn.jsdelivr.net, cdn.sheetjs.com und bei MSG zusätzlich von esm.sh geladen. Diese Anbieter erhalten technisch bedingt Verbindungsdaten, aber keine Dokumente oder ausgelesenen Inhalte.
• Die standardmäßig deaktivierte Lernfunktion speichert nach gesonderter Zustimmung Dateiname, Dokumenttyp, Zeitpunkt, Korrekturen, Häufigkeiten und ein lokales Inhaltskondensat im Browser, jedoch keinen Dokumenttext. Die Daten sind nach Umgebung und Client getrennt, können personenbezogen sein und bleiben bis zur ausdrücklichen Löschung erhalten; Beispiele über 18 Monate werden nicht mehr für Vorschläge genutzt.
• Upload-Logs liegen verschlüsselt in einem temporären Serververzeichnis und können personenbezogene Dateinamen, Zuordnungen, IDs, Hashes, Titel, Datum, API-Metadaten und Fehler enthalten. Token, Geheimnisse und Dokumentinhalt werden nicht protokolliert; ein Export ist unverschlüsselt. „Log löschen“ oder „Credentials löschen“ entfernt die zugehörigen Logs. Verwaiste Logs und temporäre Uploadverzeichnisse werden beim nächsten Aufruf ab einem Alter von 24 Stunden bereinigt.
• Backups sowie System-, Zugriffs- und Hosting-Protokolle liegen außerhalb dieser PHP-Datei im Verantwortungsbereich von IONOS SE; laut Betreiber besteht ein AVV. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung.

Verwendete Drittbibliotheken und Lizenzen

Die Anwendung bindet die folgenden Drittbibliotheken direkt ein. Abhängigkeiten, die bereits Bestandteil eines ausgelieferten Bibliotheks-Bundles sind, unterliegen den jeweils im Bundle enthaltenen Lizenz- und Urheberrechtshinweisen.

Die genannten Open-Source-Lizenzen erlauben grundsätzlich auch eine kommerzielle Nutzung, verlangen jedoch je nach Lizenz insbesondere die Beibehaltung der jeweiligen Urheberrechts-, Lizenz- und Haftungshinweise. Maßgeblich ist stets der vollständige Lizenztext des verlinkten Projekts.

Verantwortung und Risikominimierung

• Automatische Zuordnungen und Sicherheitswerte sind unverbindliche Vorschläge. Vor jedem Upload sind Mitarbeiter, Dokumenttyp, Titel, Datum, Dubletten, zulässiges Format sowie Seitenbereich, Reihenfolge und Vollständigkeit jedes Dokuments fachlich zu prüfen.
• Uploads zuerst mit wenigen Dokumenten, möglichst in einer Test- oder Staging-Umgebung, validieren und die Wiederherstellbarkeit der Digitalen Personalakte sicherstellen. API-Ablehnungen dürfen nicht durch einen fachlich falschen Dokumenttyp umgangen werden.
• Gewährleistung und Haftung richten sich nach den anwendbaren gesetzlichen Vorschriften und den getroffenen vertraglichen Vereinbarungen. Zwingende gesetzliche Haftungstatbestände bleiben unberührt.