Kostenfreie Hilfswerkzeuge für HRMS-Systeme

Der DocumentUploader verarbeitet Credentials, personenbezogene Daten und Dokumente. Er darf nur durch berechtigte Personen, für zulässige Zwecke und unter Beachtung der geltenden Datenschutz-, Sicherheits- und Aufbewahrungsvorgaben eingesetzt werden. Vor dem Produktiveinsatz sind die fachlichen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu prüfen.

Credentials und Sitzungssicherheit

• Credentials und Zugriffstoken liegen nur serverseitig in der aktuellen PHP-Session, nicht in einer Datenbank oder Konfigurationsdatei. Da die technische Aufbewahrung auch von PHP und Hosting abhängt, sollten sie nach der Nutzung ausdrücklich gelöscht werden.
• API-Aufrufe erfolgen serverseitig und ausschließlich an fest vorgegebene PeopleDoc-/UKG-Umgebungen. Das notwendige Session-Cookie enthält nur eine zufällige ID und nutzt Secure, HttpOnly und SameSite Strict; schreibende Aktionen sind zusätzlich durch ein CSRF-Token geschützt. Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt.
• „Credentials löschen“ entfernt Credentials, Token, zugehörige Upload-Logs, temporäre Upload-Dokumente und lokale Lerndaten, erneuert die Session-ID und fordert das Löschen des Website-Caches an. Browser-Verlauf sowie vom Browser gespeicherte Formulare oder Zugangsdaten können erhalten bleiben.
• RASKEN verarbeitet Daten als Betreiber nur zur Bereitstellung, Absicherung, Wartung und Fehlerbehebung sowie nach Weisung. Maßgeblich sind die getroffenen Vereinbarungen einschließlich einer gegebenenfalls erforderlichen Auftragsverarbeitung.

Lokale Verarbeitung und API-Upload

• Vorschau, Konvertierung, Textauswertung und das reguläre Entpacken von ZIP-Dateien erfolgen lokal im Browser. Die normale PDF-Klassifikation berücksichtigt höchstens 30 Seiten beziehungsweise 250.000 Zeichen; Verteilprojekte lesen die festgelegten Seiten. Eine OCR findet nicht statt, sodass Scans ohne Textschicht und Bildinhalte nicht erkannt werden.
• Verteilprojekte teilen Gesamt-PDFs lokal in einzelne Dokumente. Mitarbeiterdaten und Feldkataloge kommen aus der gewählten API; Suchbegriffe werden dorthin übertragen. Trennung, Zuordnung, Seitenreihenfolge und Vollständigkeit sind vor dem Upload zu prüfen. Neu erzeugte PDFs können vorhandene digitale Signaturen ungültig machen.
• Erst der ausdrücklich gestartete Upload sendet Dateien an den RASKEN-Server und anschließend an PeopleDoc/UKG. Die Dublettenprüfung verwendet Mitarbeiter-ID, Dokumenttyp-ID und SHA-256-Dateihash als dauerhaft übermittelte Referenz. Scheitert die anschließende Mitarbeiterzuordnung, kann bereits eine unzugeordnete Datei bei PeopleDoc/UKG liegen.
• DOCX, XLSX, TXT, EML und MSG können lokal ausgewertet werden; TXT, EML und MSG werden in PDF umgewandelt, E-Mail-Anhänge jedoch nicht übernommen. Eine Schadsoftwareprüfung findet nicht statt. Dateien ab 8 MiB sind besonders zu prüfen, Ausgangs-PDFs sollten 100 MiB nicht überschreiten; zusätzlich gelten die Grenzen von Browser, PHP und API.
• Dokumentinhalte werden nicht an externe Vorschau-, OCR- oder Konvertierungsdienste gesendet. Benötigte Bibliotheken werden jedoch von CDN-Anbietern geladen, die technisch bedingt Verbindungsdaten erhalten.

Lerndaten, Upload-Logs und Aufbewahrung

• Die standardmäßig deaktivierte Lernfunktion speichert nach gesonderter Zustimmung Dateiname, Dokumenttyp, Zeitpunkt, Korrekturen, Häufigkeiten und ein lokales Inhaltskondensat im Browser, aber keinen Dokumenttext. Die Daten sind nach API-Umgebung und Client getrennt und können personenbezogen sein.
• Lerndaten bleiben bis zur ausdrücklichen Löschung erhalten; Beispiele über 18 Monate werden nicht mehr für Vorschläge verwendet. Das Schließen des Browsers löscht sie nicht.
• Upload-Logs liegen verschlüsselt in einem temporären Serververzeichnis und können Dateinamen, Zuordnungen, IDs, Hashes, Metadaten und Fehler enthalten, jedoch keine Token, Geheimnisse oder Dokumentinhalte. Der Export ist unverschlüsselt. Logs lassen sich ausdrücklich löschen; verwaiste Daten werden beim nächsten Aufruf ab einem Alter von 24 Stunden bereinigt.
• Backups sowie System-, Zugriffs- und Hosting-Protokolle liegen außerhalb der Anwendung im Verantwortungsbereich der IONOS SE; laut Betreiber besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Verantwortung und sichere Nutzung

• Automatische Zuordnungen und Sicherheitswerte sind unverbindliche Vorschläge. Mitarbeiter, Dokumenttyp, Titel, Datum, Dubletten, Format, Seitenbereich, Reihenfolge und Vollständigkeit sind vor jedem Upload fachlich zu prüfen.
• Uploads sollten zunächst mit wenigen Dokumenten und möglichst in einer Test- oder Staging-Umgebung validiert werden. API-Ablehnungen dürfen nicht durch einen fachlich falschen Dokumenttyp umgangen werden.
• Gewährleistung und Haftung richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften und den getroffenen vertraglichen Vereinbarungen; zwingende gesetzliche Haftung bleibt unberührt.
• Unbekannte oder nicht vertrauenswürdige Dateien sollten nicht verarbeitet werden. Bei Unsicherheit über Rechtmäßigkeit, Datenqualität oder technische Sicherheit darf die Software nicht genutzt werden.

Dies ist eine Zusammenfassung. Die vollständigen und maßgeblichen Sicherheits- und Nutzungshinweise werden vor der Verwendung im DocumentUploader angezeigt. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung der RASKEN GbR.