DocumentUploader
Der DocumentUploader unterstützt beim Hochladen von Dokumenten in die HAUFE Digitale Personalakte bzw. den UKG Document Manager.
HR-Teams können einzelne Dokumente, mehrere Dateien oder Verzeichnisse hinzufügen, die Dateien Mitarbeitern zuordnen, einen Dokumenttyp auswählen und ergänzende Angaben wie Titel und Datum setzen. Anschließend werden die vorbereiteten Dokumente direkt in die jeweilige Personalakte hochgeladen. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko.
Der DocumentUploader verarbeitet beim Upload in die HAUFE Digitale Personalakte beziehungsweise den UKG Document Manager Credentials, personenbezogene Daten und Dokumente. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko.
Credentials und Sitzungssicherheit
- Credentials werden ausschließlich serverseitig in der aktuellen PHP-Session gespeichert und nicht dauerhaft in einer Datenbank oder Konfigurationsdatei abgelegt.
- Die Session verwendet die sicheren Cookie-Flags Secure, HttpOnly und SameSite Strict.
- Mit „Credentials löschen“ werden die gespeicherten Zugangsdaten sowie die zugehörigen Upload-Logs und temporären Upload-Dokumente entfernt.
Temporäre Dokumente und verschlüsselte Upload-Logs
- ZIP-Dateien werden serverseitig in einem temporären Verzeichnis entpackt. Temporäre Dokumente werden nach erfolgreichem Upload, beim Löschen der Credentials oder spätestens nach 24 Stunden bereinigt.
- Upload-Logs werden verschlüsselt in einem temporären Serververzeichnis gespeichert. Sie können aktiv gelöscht werden und werden bei einer abgebrochenen Sitzung spätestens nach 24 Stunden automatisch bereinigt.
- Ausgewählte Dokumente werden an die API der Digitalen Personalakte übertragen und dort mit den angegebenen Mitarbeiter- und Dokumenttypdaten verarbeitet.
Sichere Nutzung
- Uploads sollten zunächst mit einer kleinen Datenmenge und nach Möglichkeit in einer Test- oder Staging-Umgebung geprüft werden.
- Mitarbeiter, Dokumenttyp, Titel, Datum und Dublettenprüfung sind vor dem Hochladen zu kontrollieren.
- Bei Unsicherheit über Rechtmäßigkeit, Datenqualität oder technische Sicherheit darf die Software nicht genutzt werden.
Die vollständigen und verbindlichen Sicherheits- und Nutzungshinweise werden vor der Verwendung im DocumentUploader angezeigt. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung der RASKEN GbR.