Zentral statt verteilt

Die Anwendung in einem Satz

RASKEN bringt alle wichtigen Informationen über Arbeitsmittel und ihre Nutzung an einen Ort: Bestand, Standort, Zuordnung, Unterlagen, Zuständigkeit und nächste Aufgaben.

Statt Listen, E-Mails, Papierprotokolle und einzelne Dateien an verschiedenen Orten zu pflegen, arbeitet das Unternehmen mit einem gemeinsamen und nachvollziehbaren System.

BestandAlle Assets und ihr aktueller Status

VerantwortungMitarbeiter und Asset-Manager

ProzesseAusgabe, Wechsel und Rückgabe

NachweiseDokumente, Historie und Berichte

Für unterschiedliche Bereiche

Wer mit RASKEN arbeitet

IT

IT und interne Technik

Verfügbarkeit, Zuordnung, Wartung und Ausmusterung von Geräten bleiben transparent. Seriennummern, Kaufdaten und technische Merkmale stehen direkt am Asset.

HR

Personal und Verwaltung

Bei Eintritt, Wechsel oder Austritt lassen sich ausgegebene Gegenstände, Übergabe- und Rückgabeunterlagen sowie mitarbeiterbezogene Dokumente nachvollziehen.

AM

Asset-Manager und Fachbereiche

Verantwortliche bearbeiten die Assetklassen, für die sie zuständig sind – ohne automatisch Zugriff auf den gesamten Unternehmensbestand zu erhalten.

MA

Mitarbeiter

Ein persönlicher Bereich zeigt eigene Assets, freigegebene Dokumente und laufende Rückfragen. Fragen können direkt zu einem konkreten Asset gestellt werden.

GF

Geschäftsführung und Organisation

Kennzahlen und Berichte schaffen Transparenz über Bestand, Zuordnungen, Rückgaben, Wartungsstatus und offene Fristen.

∞

Flexible Assetarten

Neben IT-Geräten lassen sich Fahrzeuge, Mobilfunkgeräte, Verträge, Werkzeuge, Maschinen, Schlüssel, Schutzausrüstung und viele weitere Arbeitsmittel verwalten.

Orientierung im Alltag

Arbeitsbereich und Dashboard

Nach der Anmeldung sehen Asset-Manager und Administratoren einen zentralen Arbeitsbereich mit wichtigen Zahlen, offenen Aufgaben und aktuellen Aktivitäten.

01

Kennzahlen auf einen Blick

Aktive Mitarbeiter, Assetklassen, Gesamtbestand, offene Chats, aktive Zuordnungen, Dokumente und offene Erinnerungen.

02

Offene Aufgaben

Fällige Erinnerungen führen direkt zum betroffenen Asset oder Mitarbeiter. Einmalige Vorgänge können als erledigt markiert werden.

03

Aktuelle Vorgänge

Neue Chats und Dokumente werden hervorgehoben. Ungelesene Rückfragen bleiben sichtbar, ohne einzelne Datensätze durchsuchen zu müssen.

04

Persönlicher Arbeitsbereich

Kennzahlen und Schnellzugriffe lassen sich passend zur eigenen Aufgabe anordnen, ein- oder ausblenden.

05

Rollenbezogene Sicht

Dashboard-Zahlen und Inhalte richten sich nach der Rolle und dem jeweiligen Verantwortungsbereich.

06

Direkter Einstieg

Eine persönliche Startseite und gespeicherte Listenansichten führen schneller zu den Informationen, die im Alltag wichtig sind.

Rollenbasierte Übersicht

Nur das sehen, was zum eigenen Aufgabenbereich gehört

Asset-Manager erhalten eine fokussierte Übersicht über ihre Klassen, Assets, Chats und Fristen. Administratoren sehen den vollständigen Datenbestand und die systemweiten Einstellungen.

Weniger Suchaufwand durch direkte Verknüpfungen
Offene Aufgaben und ungelesene Nachrichten im Blick
Klare Trennung von Facharbeit und Administration

Struktur und Bestand

Assetklassen, individuelle Felder und Assets

Assetklassen bestimmen, welche Arten von Gegenständen verwaltet und welche Informationen dafür erfasst werden. Jedes Asset erhält anschließend seinen eigenen, vollständigen Datensatz.

Klasse

Stammdaten der Assetklasse

Name, Beschreibung und Status lassen sich pflegen. Klassen können aktiv, inaktiv oder archiviert sein.

Kontakt

Verantwortung im Team

Ein primärer Asset-Manager dient als Standardkontakt. Weitere Manager können dieselbe Assetklasse gemeinsam betreuen.

Schutz

Sicheres Löschen

Aktive Zuordnungen oder Chats verhindern unvollständige Löschvorgänge. Eine Klasse bleibt unverändert, solange ein enthaltenes Asset noch blockiert ist.

Feldart	Typische Beispiele	Besonderheit
Text	Modell, Standort, Hersteller	Freie Eingabe
Zahl	Speichergröße, Leistung, Kostenstelle	Numerische Prüfung
Datum	Garantieende, Prüftermin, Vertragsende	Mit Erinnerungen kombinierbar
Ja/Nein	Verschlüsselt, geprüft, Zubehör vollständig	Eindeutige Auswahl
Dropdown	Standort, Gerätekategorie, Zustand	Vorgegebene Auswahlmöglichkeiten

Assetdatensatz

Alle Informationen am passenden Gegenstand

Zu den allgemeinen Daten gehören Assetklasse, Name, Seriennummer, Kaufdatum, Notizen, Verantwortlicher und Status. Klassenabhängige Zusatzfelder ergänzen genau die Informationen, die im jeweiligen Unternehmen benötigt werden.

Suche über alle erfassten Assetinformationen
Filter nach Assetklasse und Status
Sortierbare Listen auch für größere Bestände
Dokumente direkt am Asset

Beispielstatus	Bedeutung
Verfügbar	Das Asset kann einem Mitarbeiter zugeordnet werden.
Zugeordnet	Das Asset befindet sich aktuell bei einem Mitarbeiter.
In Wartung	Das Asset steht vorübergehend nicht regulär zur Verfügung.
Ausgemustert	Das Asset gehört zur Historie, wird aber nicht mehr eingesetzt.

Passend zu Ihren Abläufen: Statusbezeichnungen und zusätzliche Statuswerte lassen sich je Assetklasse anpassen. Dabei kann festgelegt werden, in welchem Status ein Asset zugeordnet werden darf.

Bestehende Daten übernehmen

CSV- und XLSX-Import mit Vorschau

Vorhandene Inventarlisten müssen nicht Zeile für Zeile übertragen werden. Eine Tabelle kann als neue Assetklasse mit allen enthaltenen Assets importiert werden.

1

Spalten bewusst zuordnen

Die erste Tabellenzeile beschreibt die Felder. Spalten werden Assetname, Verantwortlichen oder neuen Zusatzfeldern zugeordnet; nicht benötigte Spalten bleiben außen vor.

2

Live prüfen und korrigieren

Feldnamen, Feldtypen, Pflichtangaben, Dropdown-Werte und Erinnerungen lassen sich vor dem Import anpassen. Fehler und Duplikate werden direkt in der Vorschau sichtbar.

3

Gemeinsam speichern

Assetklasse, Felddefinitionen, Assets und Feldwerte werden als vollständige Transaktion gespeichert. Bei einem Konflikt bleiben keine halbfertigen Daten zurück.

Vorgesehene Importgröße: CSV- oder XLSX-Dateien bis 10 MiB, maximal 1.000 nicht leere Datenzeilen und 100 Spalten. Temporäre Daten laufen automatisch ab; die Originaldatei wird nach dem Einlesen nicht dauerhaft gespeichert.

Menschen und Nutzung

Mitarbeiterverwaltung und Asset-Lifecycle

Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt vieler Abläufe. Assets, Dokumente, Rollen, Zuordnungen und Chats werden in einer gemeinsamen Mitarbeiteransicht zusammengeführt.

Profil

Stammdaten und Status

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Mobilnummer und Status lassen sich lokal pflegen. Inaktive Personen können bei Bedarf eingeblendet werden.

Felder

Individuelle Mitarbeiterfelder

Text, Zahl, Datum, Ja/Nein, E-Mail und Telefon ergänzen die Standarddaten. Datumsfelder können beispielsweise Schulungen, Befähigungen oder Untersuchungen abbilden.

Konto

Verbindung zu Benutzerkonten

Mitarbeiter können als Mitarbeiter, Asset-Manager oder Administrator geführt werden. Nur Administratoren ändern Rollen und verknüpfte Login-Konten.

Daten

Alles an einer Stelle

Stammdaten, Zuordnungen, Dokumente, Chats und interne Notizen ergeben eine übersichtliche Mitarbeiterakte. Notizen können privat bleiben oder gezielt im Verwaltungsteam geteilt werden.

HRMS

Extern geführte Stammdaten

Bei aktiver HAUFE-Integration kommen Stammdaten aus dem HR-System. Lokale Änderungen werden gesperrt, während interne Anwendungsrollen weiter verwaltet werden können.

Liste

Suchen und sortieren

Die Mitarbeiterliste unterstützt Suche, Sortierung und übersichtliche Seitendarstellung für aktive und inaktive Personen.

Ausgabe bis Rückgabe

Zuordnungen bleiben über den gesamten Verlauf nachvollziehbar

Ein oder mehrere verfügbare Assets können gemeinsam zugeordnet oder zurückgenommen werden. Optional wird ein Grund wie „Neue Ausstattung“, „Austausch“, „Defekt“ oder „Austritt“ festgehalten.

Statuswechsel automatisch zwischen „Verfügbar“ und „Zugeordnet“
Keine doppelte aktive Zuordnung desselben Assets
Ausgabe- und Rückgabezeitpunkt mit ausführendem Nutzer
Aktive und abgeschlossene Zuordnungen in einer Historie

Persönlicher Zugang

Mitarbeiter-Self-Service

Mitarbeiter erhalten keinen allgemeinen Verwaltungszugriff, sondern einen eigenen Bereich mit genau den Informationen, die sie selbst betreffen.

Assets

Meine Assets

Aktuell zugeordnete Gegenstände mit Klasse, verantwortlichem Ansprechpartner und offenen Chats.

Dateien

Meine Dokumente

Übergabe- und Rückgabeunterlagen sowie ausdrücklich freigegebene Assetdokumente in einer durchsuchbaren Übersicht.

Dialog

Meine Chats

Neue Fragen mit oder ohne Assetbezug, bisheriger Verlauf, Anhänge, Lesestatus sowie Schließen und Wiederöffnen eines Vorgangs.

Auch persönlich organisiert: Mitarbeiter sehen ihre vorgesehenen Erinnerungen, können ihr Profil verwalten und nach dem ersten Zugang ein eigenes Passwort sowie ihre bevorzugte Startseite festlegen.

Unterlagen am Vorgang

Dokumente und Protokolle

Dateien werden mit Mitarbeitern, Assets und Zuordnungen verbunden. Dadurch bleiben Unterlagen dort auffindbar, wo sie fachlich hingehören.

Upload

Dokumente ablegen

Berechtigte Nutzer laden Dateien an Assets hoch. Administratoren können zusätzlich allgemeine Mitarbeiterdokumente ohne Assetbezug hinterlegen.

Vorschau

Prüfen und herunterladen

PDF- und Bilddateien öffnen sich in einer Vorschau. Andere unterstützte Dateien stehen zum Download bereit. Endung, Typ und Dateisignatur werden geprüft.

Freigabe

Sichtbarkeit steuern

Dokumente bleiben wahlweise intern, werden dauerhaft für einen bestimmten Mitarbeiter freigegeben oder stehen dem jeweils aktuellen Assetinhaber zur Verfügung.

Protokoll

Übergabe und Rückgabe

Nach Ausgabe oder Rücknahme werden passende Protokolle ausgewählt, in einer Vorschau geprüft und gespeichert. Gründe und Bemerkungen können übernommen werden.

Format

Gängige Dateitypen

Unterstützt werden unter anderem PDF, Bilder, Word, Excel, PowerPoint, Text und CSV bis zur vorgesehenen Größe von 25 MB.

Dokumente direkt erstellen

Eigene PDF-Vorlagen für wiederkehrende Abläufe

Übergaben, Rückgaben und weitere Nachweise lassen sich direkt in RASKEN vorbereiten, prüfen und passend ablegen.

Vorlage

Individuell gestaltet

Eigene Vorlagen verbinden Unternehmensangaben mit Asset-, Mitarbeiter- und Vorgangsdaten. Sie lassen sich als Entwurf vorbereiten, veröffentlichen und in neuen Versionen weiterentwickeln.

Vorschau

Vor dem Speichern prüfen

Das fertige Dokument wird zunächst als Vorschau angezeigt. Erst nach der Prüfung wird es für den vorgesehenen Ablauf übernommen.

Ablage

Direkt am richtigen Ort

Erzeugte PDFs können am Asset, beim Mitarbeiter oder – mit angebundener HAUFE Personalakte – in der digitalen Personalakte abgelegt werden.

Zusammenarbeit und Fristen

Chats, Erinnerungen und Berichte

Rückfragen bleiben am Mitarbeiter und – falls ausgewählt – am betroffenen Asset nachvollziehbar. Datumsfelder werden zu aktiven Fristen, Berichte schaffen Transparenz.

Chat

Gemeinsamer Nachrichtenverlauf

Mitarbeiter und zuständige Bearbeiter schreiben im selben Verlauf. Absender, Zeitpunkt und getrennte Lesestände für beide Seiten bleiben erhalten.

Anhang

Dateien weiterverwenden

Bilder und PDFs öffnen sich in der Vorschau. Ein geeigneter Chat-Anhang kann direkt als Dokument am betroffenen Asset übernommen werden.

Status

Schließen und wieder öffnen

Beide Seiten können einen Chat schließen. Der Vorgang bleibt erhalten und lässt sich bei weiterem Klärungsbedarf erneut öffnen.

Inbox

Suche und Eskalation

Suche nach Mitarbeiter, Asset, Betreff oder Tag sowie sortierbare Spalten. Unbeantwortete Chats werden nach festgelegten Tagen automatisch durch das System gelb oder rot markiert.

Frist

Flexible Erinnerungen

Vorläufe und Wiederholungen lassen sich flexibel planen. Beim Abschluss können Folgetermin, Angaben, Feldaktualisierung oder Dokumentnachweis verlangt und vorgeschlagene Änderungen geprüft werden.

Mail

Dashboard und E-Mail

Offene Fristen erscheinen bei den vorgesehenen Empfängern im Dashboard. Ein Hintergrundprozess versendet fällige Erinnerungs-E-Mails und verhindert, dass dieselbe Benachrichtigung mehrfach an einen Empfänger gesendet wird.

Aufgabe

Freie Erinnerungen am Asset

Einmalige Aufgaben lassen sich direkt am Asset terminieren – für eine feste Person oder für den Mitarbeiter, dem das Asset zum Versandzeitpunkt zugeordnet ist.

Signal

Fälligkeiten sofort erkennen

Farbliche Markierungen machen dringende Aufgaben in Listen und im Dashboard sichtbar. Bei Bedarf kann der aktuelle Assetinhaber erneut erinnert werden.

Unterlagen ohne Umwege

E-Mails direkt in der passenden Assetklasse bearbeiten

Eine eigene Empfangsadresse je Assetklasse bringt Rechnungen, Nachweise und weitere Unterlagen direkt zum zuständigen Team.

Eingang

Gemeinsamer Posteingang

Das zuständige Team sieht neue Nachrichten und den Bearbeitungsstand zentral – unabhängig von persönlichen E-Mail-Postfächern.

Ablage

Anhänge richtig zuordnen

Anhänge werden mit wenigen Schritten am passenden Asset abgelegt. Administratoren können sie zusätzlich direkt einem Mitarbeiter zuordnen. Bereits bearbeitete Unterlagen bleiben eindeutig erkennbar.

Nachricht

E-Mail als PDF sichern

Auch der Inhalt einer Nachricht kann als PDF übernommen werden. So bleibt der vollständige Vorgang dort dokumentiert, wo er fachlich hingehört.

Transparenz für den Arbeitsalltag

Berichte und Auswertungen

Übersichtliche Berichte machen Bestände, Zuordnungen und offene Fristen schnell nachvollziehbar.

Bericht	Inhalt	Typische Verwendung
Assets nach Klasse	Gesamtbestand und Verteilung auf verfügbar, zugeordnet, in Wartung und ausgemustert	Bestandsübersicht und Planung
Zuordnungen	Aktive und zurückgegebene Assets mit Mitarbeiter, Zeitraum und Gründen	Nachweis, Rücklauf und Übergaben
Offene Erinnerungen	Fällige Datumsfelder mit Asset-, Klassen- und Mitarbeiterbezug	Fristenkontrolle und Nachverfolgung

Weiterverarbeitung: Jeder Bericht kann als CSV-Datei für Excel, Archivierung, Übergaben oder interne Auswertungen exportiert werden. Asset-Manager sehen nur ihren Verantwortungsbereich; Administratoren den gesamten Bestand.

Nachvollziehbar über den gesamten Lebenszyklus

Historie und gelöschte Assets im Blick

Wichtige Änderungen bleiben nachvollziehbar – auch dann, wenn ein Arbeitsmittel nicht mehr zum aktiven Bestand gehört.

Verlauf

Ausführliche Assethistorie

Status- und Feldänderungen, Ausgaben, Rückgaben, Erinnerungen und Dokumentvorgänge werden mit Zeitpunkt und Bearbeiter übersichtlich zusammengeführt.

Archiv

Gelöschte Assets nachweisen

Der letzte Stand und die vorhandene Historie gelöschter Assets bleiben für Administratoren drei Kalenderjahre einsehbar.

Zugriff nach Aufgabe

Rollen und Berechtigungen

Die Anwendung unterscheidet drei Rollen. Sichtbarkeit und Änderungsrechte werden sowohl in Datenabfragen als auch in den Geschäftsregeln durchgesetzt.

Mitarbeiter

Sieht den persönlichen Bereich mit eigenen Assets, freigegebenen Dokumenten und Chats. Kann Fragen und Anhänge senden sowie eigene Chats schließen oder erneut öffnen.

Asset-Manager

Bearbeitet Assets, Zuordnungen, Dokumente, Chats, Dashboard und Berichte innerhalb der Assetklassen, denen er als Manager zugewiesen ist.

Administrator

Hat vollständigen Zugriff auf Daten und Funktionen. Verwaltet Assetklassen, Benutzerrollen, Integrationen, Branding, Import und systemweite Einstellungen.

Besonderer Kontoschutz: Nur Administratoren dürfen Mitarbeiter zu Asset-Managern oder Administratoren machen, Login-Konten ändern, Konten deaktivieren oder verknüpfte Mitarbeiter löschen.

Offen für Ihre Prozesse

Weitere Systeme und KI-Assistenten einbinden

RASKEN lässt sich in vorhandene Abläufe integrieren und eröffnet zusätzliche Möglichkeiten für Automatisierung, Auswertung und Zusammenarbeit.

API

REST-API

Verbinden Sie RASKEN mit bestehenden Anwendungen, tauschen Sie ausgewählte Daten aus und automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben.

REST-API kennenlernen

KI

KI-Integration

Verbinden Sie Ihre Arbeitsmittelverwaltung über das Model Context Protocol mit KI-Assistenten für intelligente Abfragen und automatisierte Prozesse.

KI-Integration kennenlernen

Optionale Integration

HAUFE Digitale Personalakte

RASKEN kann über eine Schnittstelle mit der HAUFE Digitalen Personalakte verbunden werden. Mitarbeiterbezug, Dokumentvorlagen und Personalaktenablage kommen dadurch in einem Ablauf zusammen.

Sync

Mitarbeitersynchronisation

RASKEN verbindet die benötigten technischen Zuordnungen mit den freigegebenen Profildaten aus HAUFE. So stehen aktuelle Mitarbeiterinformationen an den passenden Stellen zur Verfügung.

Hook

Aktuelle Daten per Webhook

Unterstützte Mitarbeiter- und Vorlagenänderungen werden wiederholbar verarbeitet. Manueller Sync, initialer Sync und Sicherheitsabgleich beim Start bleiben verfügbar.

Login

Anmeldung mit HAUFE-Adresse

Mitarbeiter verwenden ihre in HAUFE hinterlegte E-Mail-Adresse, um den Magic Link für die Anmeldung zu erhalten. RASKEN ordnet den Zugang zuverlässig dem richtigen Mitarbeiter zu.

Vorlage

Dokumentvorlagen

Administratoren laden die in der angebundenen HAUFE Digitalen Personalakte verfügbaren Dokumentvorlagen und Dokumentarten in RASKEN. RASKEN befüllt vorgesehene Felder, zeigt eine Vorschau und speichert das bestätigte Dokument.

Akte

Dokumente übertragen

Bereits hochgeladene Mitarbeiterdokumente lassen sich nach Auswahl einer HAUFE-Dokumentart an die Digitale Personalakte senden.

Quelle

Klare Datenhoheit

Bei aktiver Verbindung bleiben lokal geführte Stammdatenänderungen gesperrt. Interne Anwendungsrollen werden davon getrennt verwaltet.

Kein Muss: Assets, Mitarbeiter, Zuordnungen, lokale Dokumente, Chats, Erinnerungen und Berichte funktionieren auch ohne HAUFE. Für die Verbindung werden passende Zugangsdaten, freigegebene API-Endpunkte und eine öffentliche HTTPS-Adresse für Webhooks benötigt.

Konfiguration und Schutz

Einrichtung, Sicherheit und technischer Betrieb

Administratoren konfigurieren Betriebsregeln, Integrationen und Erscheinungsbild. Technische Schutzmaßnahmen ergänzen das jeweilige Hosting-, Berechtigungs- und Betriebskonzept.

Brand

Logo und Farbschema

Unternehmenslogo, Logogröße, Primärfarbe, Text- und Hintergrundfarben sowie Farben für Speichern, Löschen und Abbrechen sind konfigurierbar.

Regel

Betriebsregeln

Manuelle Mitarbeiteranlage, HAUFE-Verbindung, Synchronisation, Vorlagen, Dokumentarten, Webhook-Status und Chat-Reaktionszeiten werden im Setup verwaltet.

Link

Flexibler Zugang

Der erste Login und die Wiederherstellung erfolgen über einen sicheren Magic Link. Anschließend kann zusätzlich ein eigenes Passwort eingerichtet werden.

Limit

Schutz vor Massenversuchen

Die Anforderung eines Magic Links verrät nicht, ob ein Konto existiert. Öffentliche Anmeldewege werden begrenzt, Sitzungen serverseitig geprüft und inaktive Konten gesperrt.

Web

Sichere Webanfragen

Sichere Cookies, HTTPS-Header, vertrauenswürdige Hosts, Herkunftsprüfung für schreibende Anfragen und Größenbegrenzungen sind für den Produktivbetrieb vorgesehen.

Datei

Sicherer Dateiumgang

Dateiendung, Inhaltstyp und Signatur werden verglichen. Dateien erhalten zufällige interne Namen; Vorschau und Download werden gegen Nutzerrechte geprüft.

Bereitstellungsmodell

Getrennte Installation pro Kunde

RASKEN ist als modular aufgebaute und eigenständig konfigurierte Kundeninstallation vorgesehen.

Trennung

Eigene Kundenumgebung

Jede Installation erhält Prozess, Datenverzeichnis, Datenbank, Zugangsdaten, Schlüssel und Backups. Daten bleiben auf Installationsebene getrennt.

DB

Migrationen und Weiterentwicklung

Strukturänderungen werden über versionierte Datenbankmigrationen eingespielt. Offene Migrationen können beim Start angewendet werden.

Job

Hintergrundaufgaben

Erinnerungsmails, Chat-Eskalationen und HAUFE-Webhooks laufen koordiniert im Hintergrund. Sperren vermeiden doppelte Verarbeitung in parallelen Prozessen.

Log

Protokollierung und Monitoring

Anwendungs- und Anfrageprotokolle sind als Text oder strukturiertes JSON möglich. Ein geschützter Kennzahlen-Endpunkt kann zentrales Monitoring unterstützen.

Backup

Gemeinsame Sicherung

Datenbank und Dokumentverzeichnis müssen zusammen gesichert und Wiederherstellungen regelmäßig geprüft werden.

Hosting

Cloud-Lösung

RASKEN wird als Cloud-Lösung betrieben. Der Serverstandort ist Deutschland.

Export

Geordnete Datenmitnahme

Nach einem Vertragsende bleibt die Anwendung zunächst lesbar. Administratoren können innerhalb von 30 Tagen einen Standardexport der Geschäftsdaten und lokalen Dateien abrufen.

Einordnung: Diese Leistungsübersicht ist keine Aussage über eine rechtliche Zertifizierung oder pauschale DSGVO-Konformität. Datenschutz und Informationssicherheit hängen zusätzlich von Hosting, Verträgen, Berechtigungen, Aufbewahrung, Backups und der konkreten Nutzung ab.

Vom Merkmal zum Ablauf

Typische Prozesse aus der Praxis

Die einzelnen Funktionen greifen ineinander und bilden vollständige Arbeitsabläufe ab – von der Erfassung bis zur späteren Nachvollziehbarkeit.

Ein neuer Mitarbeiter erhält Ausstattung

Mitarbeiter lokal anlegen oder aus HAUFE synchronisieren.
Verfügbare Assets wie Notebook, Monitor und Smartphone auswählen.
Assets gemeinsam zuordnen und optional einen Grund erfassen.
Status, Ausgabezeitpunkt und Bearbeiter automatisch speichern.
Übergabeprotokoll prüfen und ablegen.
Assets und freigegebene Unterlagen im persönlichen Bereich bereitstellen.

Ein Gerät wird zurückgegeben

Aktives Asset im Mitarbeiterdatensatz auswählen.
Rückgabegrund wie „Austritt“ oder „Austausch“ erfassen.
Zuordnung beenden und Asset wieder verfügbar setzen.
Rückgabeprotokoll prüfen und speichern.
Vollständige Historie für spätere Nachfragen erhalten.

Ein Mitarbeiter meldet einen Defekt

Eigenes Asset öffnen und eine Frage mit Foto oder PDF starten.
Zuständigen Asset-Manager automatisch über die Inbox erreichen.
Vorgang gemeinsam im nachvollziehbaren Verlauf klären.
Wichtigen Anhang direkt als Assetdokument übernehmen.
Chat nach Abschluss schließen und auffindbar halten.

Eine Prüffrist nähert sich

Datumsfeld „Nächste Prüfung“ an der Assetklasse einrichten.
Empfänger, Vorlauf und Wiederholung festlegen.
Vorgang im Erinnerungsfenster des Dashboards anzeigen.
Bei eingerichteter Mailkonfiguration zusätzlich per E-Mail benachrichtigen.
Über den Link direkt zum betroffenen Asset wechseln.

Eine vorhandene Excel-Liste wird übernommen

XLSX-Datei in den Import laden.
Spalten auf Assetname, Verantwortliche und Zusatzfelder abbilden.
Nicht benötigte Spalten ausschließen.
Fehlerhafte Zellen direkt in der Vorschau korrigieren.
Assetklasse und alle gültigen Assets gemeinsam speichern.

Transparent kalkulierbar

Preise

Ein Produkt mit einem Systempreis nach erfasster Mitarbeiterzahl und transparenten Kosten bei wachsendem Arbeitsmittelbestand.

Monatlicher Systempreis

ab 75 EUR pro Monat

Abhängig von der Anzahl erfasster Mitarbeiter. 150 Arbeitsmittel inklusive, danach 0,25 EUR je weiterem Arbeitsmittel.

Preismodell ansehen

Kurz beantwortet

Häufige Fragen

Die wichtigsten Abgrenzungen und Einsatzmöglichkeiten auf einen Blick.

Ist die Anwendung nur für IT-Geräte gedacht?

Nein. Frei definierbare Assetklassen und Zusatzfelder bilden auch Werkzeuge, Schlüssel, Fahrzeuge, Schutzausrüstung, Möbel und andere Arbeitsmittel ab.

Kann ein Asset mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zugeordnet sein?

Nein. Eine aktive Doppelzuordnung wird verhindert. Nach der Rückgabe kann das Asset erneut vergeben werden; frühere Zuordnungen bleiben in der Historie.

Können vorhandene Listen importiert werden?

Ja. CSV- und XLSX-Dateien können als neue Assetklasse importiert werden. Spalten und Werte werden vor dem Speichern geprüft und in der Vorschau angepasst.

Sehen Mitarbeiter alle Unternehmensassets?

Nein. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen aktiven Zuordnungen, die für sie freigegebenen Dokumente und ihre eigenen Chats.

Kann ein Asset-Manager alles sehen?

Nein. Asset-Manager arbeiten grundsätzlich in den Assetklassen, denen sie als Manager zugewiesen sind. Administratoren besitzen vollständigen Zugriff.

Gibt es Passwörter?

Ja. Der erste Login und die Wiederherstellung erfolgen über einen Magic Link. Danach können Nutzer in ihrem Profil zusätzlich ein eigenes Passwort einrichten.

Werden Übergabe- und Rückgabeprotokolle unterstützt?

Ja. Protokolle können nach Zuordnung oder Rückgabe ausgewählt, als Vorschau geprüft und gespeichert werden. Mit verbundener HAUFE Personalakte sind konfigurierte Vorlagen nutzbar.

Kann die Anwendung Fristen überwachen?

Ja. Datumsfelder bei Assets und Mitarbeitern können einmalige oder wiederkehrende Erinnerungen mit frei wählbarem Vorlauf auslösen.

Gibt es Exporte?

Ja. Bestände nach Assetklasse, aktive und beendete Zuordnungen sowie offene Erinnerungen können als CSV exportiert werden.

Ist die HAUFE Digitale Personalakte zwingend notwendig?

Nein. Die Kernfunktionen arbeiten ohne die HAUFE Digitale Personalakte. Die Integration ergänzt HRMS-Synchronisation, Namensauflösung, Vorlagen und Personalaktenablage.

Kann das Erscheinungsbild angepasst werden?

Ja. Logo, Logogröße und zentrale Farben können im Setup konfiguriert werden.

Ist RASKEN eine Cloud-Lösung?

Ja. RASKEN wird als Cloud-Lösung mit Serverstandort Deutschland betrieben. Für jeden Kunden ist eine getrennte Installation vorgesehen.